Polazna situacija bila je tipična za obiteljski stan: knjige su se gomilale na nekoliko polica, po kutijama i noćnim ormarićima. U istoj zoni miješali su se publicistika, povijesni romani, ljubavni romani, dječje knjige i slikovnice. Kao osoba koja vodi kućne procese, trebao sam sustav koji je jednostavan, stabilan i lako prenosiv na druge članove kućanstva.
Cilj nije bio napraviti savršenu biblioteku, nego postići da se svaka knjiga može pronaći u manje od minute. Dodatni cilj bio je osigurati da djeca mogu samostalno vraćati slikovnice i priče na mjesto bez stalne pomoći odraslih. Treći cilj bio je smanjiti kupnju duplikata i olakšati dogovor oko sljedećih preporuka za čitanje.
Problem je nastao jer se kategorizacija razvijala slučajno: što je bilo bliže krevetu, tamo je i završilo. Tako su se eseji i publicistika miješali s poezijom na hrvatskom, a fantastika i epske sage završavale u kutijama zbog većih formata. Rezultat je bio da su se knjige posuđivale unutar kuće bez traga i gubio se osjećaj što je već pročitano.
Prvo smo napravili brzu inventuru u tri košare: zadržati, premjestiti u drugo mjesto i privremeno odložiti. Pravilo je bilo da se ne odlučuje o svemu odjednom, nego se u 60 minuta dobije karta stanja. Nakon toga smo odredili dvije razine razvrstavanja: žanr/namjena i frekvencija korištenja.
Za odrasle smo postavili zone po navici čitanja: publicistika i eseji u radni kut, poezija na hrvatskom u mirniji dio dnevnog boravka, a romani uz mjesto gdje se najčešće čita navečer. Fantastika i epske sage dobile su najnižu policu zbog težine, a povijesni romani i ljubavni romani ostali su u srednjoj zoni radi najčešćeg posuđivanja među ukućanima. Na taj način lokacija je postala podsjetnik, a ne samo spremište.
Dječji dio smo organizirali kao mali 'izlog' umjesto skladišta. Slikovnice i priče stavljene su okomito, s naslovnicama vidljivima, dok su knjige za djecu za samostalno čitanje išle po razini težine. Uveli smo i kutiju 'trenutno čitamo' kako bi se smanjilo razvlačenje po stanu i lakše pratilo vraćanje.
Kako bismo izbjegli rasprave oko mjesta pojedine knjige, dogovorili smo tri jednostavna kriterija: kome je primarno namijenjena, koliko se često uzima i je li dio serijala. Serijali su uvijek ostajali zajedno, čak i ako tematski odskaču, jer se tako najbrže nastavlja čitanje. Kod dvosmislenih naslova koristili smo pravilo 'najčešćeg puta': knjiga ide tamo gdje je osoba najčešće traži.
Upravljanje naslovima koje kruže izvan kuće riješili smo minimalnim praćenjem: mala kartica u knjizi s poljem 'posuđeno kome' i 'datum'. To je dovoljno da se nakon čitateljskog kluba ili posudbe prijateljima zna gdje je primjerak, bez aplikacija i dodatnih troškova. Za intervjue s piscima, izrezke i bilješke držali smo u jednoj mapi uz odgovarajuću knjigu, umjesto da se rasipaju po ladicama.
Za preporuke za čitanje uveli smo policu 'sljedeće', ograničenu na deset naslova. Time se smanjuje paralelno započinjanje više knjiga i olakšava zajednički dogovor što ide prvo. Kad netko završi naslov, iz police 'sljedeće' uzima se nova knjiga, a prazno mjesto se popunjava tek nakon kratkog kućnog dogovora.
Održavanje sustava sveli smo na tjednu provjeru od deset minuta: vraćanje knjiga na mjesto i pražnjenje kutije 'trenutno čitamo'. Jednom u tri mjeseca radimo kratku reviziju: što je izvan polica, što se nije diralo i treba li promijeniti zonu. Rezultat je manje traženja, manje duplikata i jasniji pregled nad time čitamo li više publicistiku, romane ili dječju literaturu u određenom razdoblju.